CGV

Conditions Générales et Règlement intérieur

Article 1 – Objet du salon

MILLENIUM SAS (ci-après l'Organisateur) organise un salon d'art contemporain au nom de Art Fair Dijon qui se tiendra du 25 au 28 juin 2020.
Ce salon est réservé aux galeries d'art contemporain.

Article 2 – Champ d’application – Documents contractuels

Les présentes Conditions Générales et Règlement Intérieur sont opposables à tout exposant et à tout candidat exposant.

Ils sont complétés par les dispositions figurant dans la demande de participation.
La transmission de la demande de participation vaut acceptation des présentes conditions générales et règlement intérieur.
Les présentes conditions générales et règlement intérieur sont complétés par toute condition mise en place par le loueur et/ou le propriétaire du lieu où le Salon est organisé.
Tout autre document et/ ou condition émanant d’un exposant ou d’un candidat exposant non accepté expressément par l’Organisateur lui sont inopposables.

Article 3 – Demande d’admission

Les demandes d’admission doivent être réalisées sur le site internet www.art-fair-dijon.fr en complétant le formulaire "Demande de participation".
La demande de participation doit être accompagnée d’un extrait kbis de moins de 3 mois, d’une attestation d’assurance, d’un extrait IBAN/BIC, du règlement des frais d'inscription et d'étude.
La transmission d’un dossier incomplet est susceptible d’engendrer un non examen de la demande et en toute hypothèse légitime, un refus.
La taille minimale d'un stand est de 28 mètres carrés pour les groupes show et de 16 mètres carrés pour les solos shows.
Le candidat peut exprimer un souhait d'emplacement sans pour autant que cette demande soit garantie.
Les mètres carrés sollicités par l'Exposant ne seront accordés que sous réserve de disponibilité.

Article 4 – Engagement ferme du candidat

Tout candidat qui transmet une demande d'admission est engagé de manière ferme et définitive et sera tenu de participer au Salon si son dossier est accepté.

Article 5 – Conclusion du contrat

La demande de participation ne vaut pas admission.
Dans le cadre de la cohérence du salon et de l'image de ce dernier et des choix artistiques de l'Organisateur, toute demande d'admission fait l'objet d'un examen et d'une sélection par l'Organisateur.
L’Organisateur est libre d’accepter ou de refuser une admission sans que l’Organisateur n’ait à motiver sa décision.
La candidature de l’Exposant n’est considérée comme admise qu’à compter de la confirmation écrite par l’Organisateur.
Tout refus est notifié par tout moyen au plus tard 60 jours avant la date de l’évènement.

Article 6 – Interdiction de sous-location de l'emplacement ou de cession du contrat

L'Exposant ne peut céder le bénéfice du contrat conclu avec l'Organisateur à un tiers.
L'Exposant s'interdit également de sous-louer l'emplacement quelles qu'en soient les modalités.

Article 7 – Modification – Annulation de la participation

Une fois accepté, l’Exposant qui souhaite annuler sa participation, si sa demande d’annulation parvient à l'Organisateur plus de deux mois avant le Salon, s’expose à la perte de l’acompte déjà encaissé et ce, sans préjudice de tous autres dommages et intérêts.
Toute annulation de sa participation par un Exposant, notifiée moins de deux mois avant la date du Salon, entraîne la facturation de l’intégralité des sommes dues au titre de la demande de participation acceptée.
L'Exposant peut annuler sa participation s'il justifie de l'existence d'un cas de force majeure répondant aux conditions de l'article 1218 du Code Civil.

Article 8 – Emplacement

L'emplacement des stands est réalisé en fonction de la configuration des lieux et dans le respect de la cohérence artistique du Salon.

8.1 – Mise à disposition des emplacements

La mise à disposition de l’emplacement est conditionnée au règlement de l'intégralité des sommes dues.

8.2 – Aménagement des emplacements

Les emplacements doivent être obligatoirement aménagés au plus tard le matin du vernissage du Salon
Tout retard dans l'aménagement du stand entraînera l'application de pénalités, à raison de 50 € par heure de retard.
L’Exposant aménage son stand exclusivement dans les limites de l’emplacement attribué et ne doit pas empiéter sur les allées.
Tout emplacement non occupé pourra être affecté à un autre Exposant sans aucune indemnité au profit de l'Exposant initial.

8.3 – Équipement des emplacements

Le stand comporte les équipements dont l'installation a été sollicitée lors de la demande d'admission.

8.4 – Œuvres présentées

L’Exposant ne peut présenter sur son emplacement que le type d'œuvres visé dans sa demande d'admission.

8.5 – Qualité du stand - Propreté

L'Exposant s'engage à proposer un stand présentant un haut niveau de qualité, tant à travers son aménagement qu'au travers des œuvres exposées.
L'Exposant assure le maintien de la propreté du stand mis à disposition.

8.6 – Présence sur le stand

Les Exposants, dans leur propre intérêt, s'obligent à maintenir en permanence sur le stand une présence physique assurant l'accueil des visiteurs.

Article 9 – Montage/ Démontage

Pendant la période de montage et de démontage, seuls les véhicules nécessaires au montage des stands sont acceptés. Les conditions d’accès des véhicules dans l’enceinte sont précisées dans le guide pratique de l’exposant.
Les travaux de démontage ne sont autorisés qu’à partir du dernier jour du Salon, 30 minutes après l’horaire de fermeture au public et devront être terminés aux dates et heures indiquées sur le planning.
Le stand doit être restitué dans l'état dans lequel il a été mis à disposition.
L'Exposant s'interdit tout acte de démarchage dans les allées du Salon.
Tout matériel abandonné sur le stand sera détruit, 8 jours après une mise en demeure restée infructueuse, ou conservé aux risques et périls de l'exposant.
L’Exposant se verra facturer des pénalités de retard en cas de dépassement de la date butoire.
L’Exposant est seul responsable des dommages susceptibles d’être occasionnés aux matériels non retirés.

Article 10 – Propriété intellectuelle

L'Exposant est responsable des œuvres présentées sur son stand. Il doit posséder les droits et autorisations nécessaires à leur exposition sur le stand.
L'Organisateur n'assume aucune responsabilité en cas d'atteinte aux droits de tiers.

Article 11 – Annulation de la manifestation

Si l’Organisateur est contraint d’annuler ou de reporter le Salon en particulier pour un cas de force majeure, les sommes d’ores et déjà versées par l’Exposant sont remboursées et ce, y compris les frais d’inscription.
Outre les cas de force majeure, l'Organisateur peut annuler le Salon jusqu'au 31 janvier 2020.
Les sommes d'ores et déjà versées par l'Exposant lui seront remboursées et ce y compris les frais d'inscription.
Quel qu'en soit le motif, l'annulation n'ouvre droit à aucune indemnisation au profit de l'Exposant.

Article 12 – Modalités financières

12.1 – Frais d'inscription et d'étude de la demande

Toute demande d'admission donne lieu au paiement de frais d'inscription et d'étude. Ces frais d'inscription ne sont pas remboursés en cas de refus de la candidature.

12.2 – Modalités de règlement

La participation donne lieu au règlement :

  • D'un acompte lors de l'acceptation du dossier,
  • Du solde X jours avant le Salon.

Les paiements ont lieu en euro (€) au siège de l'Organisateur.

12.3 – Prestations complémentaires

Toute commande de prestations complémentaires n’est acceptée que si elle est accompagnée du règlement correspondant.

12.4 – Défaut de paiement

À défaut de règlement à bonne date, la décision d’admission peut être annulée.
L’Organisateur peut alors disposer de l’emplacement réservé et conservera les sommes d’ores et déjà versées par l’Exposant à titre d’indemnité et ce, sans préjudice de toute action visant à l’indemnisation du préjudice subi.
Toute facture non réglée à son échéance entraînera l’application d’une pénalité de retard par application aux sommes dues d’un taux d’intérêt égal à trois fois le taux d’intérêt légal en vigueur.
En outre, le retard de paiement ou le défaut de paiement entraîne l’exigibilité d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de 40€.
En cas de frais de recouvrement supérieurs, l’Organisateur pourra demander une indemnité complémentaire.

12.5 – Frais de change

En cas d'Exposant étranger, les frais de change sont à la charge de l'exposant.

Article 13 – Réclamation

Toute réclamation formulée par un exposant sur les factures reçues et/ ou sur les prestations réalisées par l’Organisateur et en particulier le stand mis à disposition doivent être formulées au plus tard dans les 10 jours de l’émission de la facture ou du début du Salon.
Toute réclamation relative à la fréquentation du Salon, du stand de l’Exposant et/ou du chiffre d’affaires réalisé par l’Exposant au cours du Salon est irrecevable.
Toute réclamation relative à l’emplacement mis à disposition est irrecevable.

Article 14 – Catalogue de l’évènement - Utilisation de l’image de l’Exposant

L’inscription donne droit à une insertion dans la liste des exposants sur le catalogue et sur le site internet, et à la remise d’un exemplaire du catalogue.
Le texte du catalogue est arrêté au plus tard 6 semaines avant l’ouverture du Salon.
L’Organisateur s’attache à apporter le plus grand soin à l’élaboration du catalogue. Il ne peut cependant garantir l’absence d’erreur ou d’omission.
Les annonces publicitaires à insérer dans le catalogue feront l’objet d’un contrat cadre entre l’Exposant et l’éditeur du catalogue.
L’Exposant autorise l’Organisateur à utiliser le nom de l’exposant, ses signes distinctifs (logo, etc…) afin d'assurer la présentation du Salon, avant, pendant et après sa tenue.
L’Exposant est informé qu’en cas de tournage d’un film, d’un reportage télévisuel, de prises de vues photographiques, ou de retransmission à la TV de la manifestation, que son image ou celle de ses salariés est susceptible d’y figurer, ce à quoi il consent sans exiger de rétribution.

Article 15 – Garantie - Responsabilités

Sous réserve des hypothèses d'annulation, l’Organisateur garantit uniquement la tenue du Salon, la mise à disposition de l’emplacement et la réalisation des prestations complémentaires commandées sous réserve que l’Exposant soit à jour de ses obligations.
L’Organisateur de donne aucune autre garantie.
En cas de manquement avéré de l’Organisateur à ses obligations, l’Organisateur n’est tenu que des dommages personnels, prévisibles, matériels et directs causés à l’exposant.
Il ne répond pas des dommages prévisibles et/ou imprévisibles. Il est ici précisé que le préjudice commercial, l’atteinte à l’image, la perte de chance sont considérés par les parties comme des dommages indirects et/ ou immatériels.
La fréquentation de la manifestation est un aléa reconnu comme tel par l’Exposant et ne peut fonder une mise en cause de l’Organisateur.

Article 16 – Badges, cartes d’entrée et Invitations

Il sera délivré à chaque Exposant des badges gratuits. Le nombre de badges est calculé en fonction de la surface et de l’implantation du stand : le détail des dotations est précisé sur la demande de participation.
Tout badge supplémentaire sera payant : les conditions et prix sont indiqués dans la demande de participation. Ces badges ne seront remis qu’après règlement intégral de la facture d’emplacement et sont strictement réservés au personnel employé sur le stand.
Chaque Exposant dispose de cartes d’invitation gratuites destinées à sa clientèle suivant la surface et l’implantation de son stand : le détail des dotations est précisé lors de l'acceptation de l'inscription.
Des cartes d’invitation supplémentaires peuvent être achetées par les Exposants. Ces cartes donnent droit à l’entrée gratuite en caisse et sont à présenter directement au contrôle. Elles ne sont valables que si elles portent le cachet de l’Exposant qui les offre.

Article 17 – Prestations supplémentaires

Les prestations supplémentaires font l’objet d’une commande dans le dossier technique. Elles seront facturées selon les tarifs indiqués dans le dossier. Toute prestation ou modification technique formulée moins de 10 jours avant l’ouverture du Salon fera l’objet d’une majoration de 20%.

Article 18 – Assurances

Il appartient à l'Exposant de souscrire et de nous fournir toute assurance couvrant sa responsabilité civile obligatoire pour tout dommage subi ou occasionné à l'occasion du Salon.
L'Exposant souscrit et nous fournit une assurance « tous risques clous à clous » couvrant tout dommage pouvant être occasionné aux œuvres exposées, notamment en cas de perte ou de vol, de dégradations et du transport des œuvres.

Article 19 – Dispositions diverses

19.1 – Surveillance

Un service de gardiennage sera présent sur le Salon dès le début du montage exposant. Toutefois, celui-ci ne répond pas des accidents, feu, vol et dégâts quelconques qui pourraient se produire. Toute sortie d’article exposé pendant l'événement ne pourra s’effectuer que sur présentation d’une facture acquittée par l’Exposant. Un contrôle des véhicules pourra être effectué.
L'Exposant met tout en œuvre pour assurer la sécurité des œuvres exposées durant les heures d'ouverture.

19.2 – Sonorisation

La sonorisation de l'événement sera régie par l’Organisateur. Le fonctionnement des appareils sonores et visuels des Exposants pourra être limité ou interdit par l’Organisateur s'il le juge utile.

19.3 – Contrôle et réglementation du travail

Les Exposants doivent joindre au dossier :

  • Une attestation de fourniture des déclarations sociales et de paiement des cotisations et contributions de sécurité sociale prévue à l’article L.243-15 du Code de la Sécurité Sociale émanant de l’organisme de protection sociale chargé du recouvrement des cotisations et des contributions datant de moins de six mois
  • Un extrait de l’inscription au registre du commerce et des sociétés (K ou K bis) ; ou une carte d’identification justifiant de l’inscription au répertoire des métiers ; ou un devis, document publicitaire ou correspondance professionnelle à condition qu’y soient mentionnés le nom ou la dénomination sociale, l’adresse complète et le numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers; ou un récépissé du dépôt de déclaration auprès d’un centre de formation des entreprises pour les personnes en cours d’inscription.

Les Exposants s’engagent à faire intervenir sur leurs stands uniquement des salariés engagés régulièrement au regard des dispositions du droit du travail. En outre, ils doivent être en mesure de fournir à tout moment les déclarations d’embauche de tous ces salariés.

19.4 – Sécurité

Il est formellement interdit aux Exposants d’utiliser des foyers dans leurs stands, ainsi que de détenir tout récipient contenant des gaz explosifs, ou matières détonantes, de même que du matériel bruyant. Plus généralement, les Exposants sont tenus de connaître et de respecter les mesures de sécurité imposées par les pouvoirs publics ou éventuellement prises par l’Organisateur.
L’Exposant devra être muni de toutes les attestations de conformité nécessaires pour l’utilisation des matériels de décor et d’aménagement des stands. Il doit impérativement pouvoir les présenter sur demande de l’Organisateur, du Responsable Sécurité ou de la Commission de Sécurité lors de la visite avant l’ouverture. Dans le cas où ces documents ne seraient pas présentés, l'Organisateur se donne le droit de procéder aux aménagements techniques nécessaires et imposés par la sécurité. Le coût de ces aménagements sera à la charge de l’exposant.

Article 20 – Loi applicable – Règlement des litiges

Les présentes conditions particulières et le règlement intérieur et la relation entre l’Exposant et l’Organisateur sont soumis à la loi française.
En cas de litige, l’Exposant doit soumettre par tout moyen écrit susceptible d’être daté sa réclamation à l’Organisateur. Toute action portée devant les juridictions avant l’expiration d’un délai de 15 jours suivant la réception de cette réclamation par l’Organisateur sera irrecevable.
En l’absence de règlement amiable, les litiges relèvent de la compétence exclusive du Tribunal de Commerce de Besançon et ce, même en cas de référé, d’appel en garantie, ou de pluralité de défendeurs.